การบริหารสำนักงานอัตโนมัติ

ความรู้พื้นฐานทางด้านคอมพิวเตอร์
คอมพิวเตอร์เป็นอุปกรณ์อิเล็กทรอนิกส์ที่มนุษย์สร้างขึ้น โดยมีชุดคำสั่งระบบ (Software) และ อุปกรณ์ (Hardware)

ส่วนประกอบคอมพิวเตอร์

แบ่งตามระบบการทำงาน จะมีองค์ประกอบสำคัญ 3 ส่วน ได้แก่

1. ตัวเครื่อง (Hardware) ได้แก่ อุปกรณ์ต่างๆ ด้านอิเล็กทรอนิกส์ที่รวมประกอบขึ้นมากเป็นประโยชน์ในการทำงาน

2. คำสั่งเครื่อง (Software) เป็นโปรแกรมที่ควบคุมและสั่งการในการปฏิบัติงานของระบบให้แสดงผลหรือจัดการข้อมูลตามที่ต้องการ

3. คน (People ware) เป็นส่วนสำคัญในแง่มุมของผู้ลงมือปฎิบัติ เกี่ยวข้องโดยหลายหน้าที่งาน เช่น ผู้ใช้ (User) ผู้เขียนโปรแกรม (Programmer) ผู้ออกแบบและวิเคราะห์ระบบ (System Design and Analysis) เป็นต้น

ประเภทของคอมพิวเตอร์

1. แบ่งตามวัตถุประสงค์การใช้งาน

- ใช้งานทั่วไป (General Purpose) ได้แก่ คอมพิวเตอร์ที่สร้างขึ้นใช้งานทั่วไป เช่น คอมพิวเตอร์ส่วนบุคคล

- ใช้งานเฉพาะอย่าง (Specific Purpose) ได้แก่ คอมพิวเตอร์ที่สร้างมาใช้งานเฉพาะกรณีแล้วแต่ความต้องการ เช่น คอมพิวเตอร์ในอุตสาหกรรมรถยนต์

2. แบ่งตามลักษณะข้อมูล

- Analog ใช้สำหรับข้อมูลหรือเงื่อนไขที่ต่อเนื่อง เช่น อุณหภูมิ ความกดดัน

- Digital ใช้จำนวนหรือตัวเลยในการแปลงรหัสสัญญาณแล้วแปลงผลออกมาในรูปแบบตัวเลขและตัวอักษร โปรแกรมนี้ใช้ในทางธุรกิจทั่วไป

- Hybrid เป็นการผสมผสนานเทคนิค Analog และ Digital ทำให้ทำงานได้ทั้ง 2 รูปแบบ

3. แบ่งตามขนาด

- ขนาดใหญ่ ได้แก่ Mainframe มีการทำงานสลับซับซ้อน มีฐานข้อมูลมากหรือปริมาณมากหรือกว้างและซับซ้อน ทำงานได้รวดเร็ว ราคาสูง

- ขนาดกลาง มีขนาดย่อมลงมา ราคาไม่สูงมากนัก ในงานทางธุรกิจ เช่น การผลิต การขาย และการบัญชี

- ขนาดเล็ก เป็นคอมฯขนาดเล็ก ราคถูกกว่า 2 ชนิดแรก ใช้อุปกรณ์ต่อพ่วงไม่มากนักและทำงานไม่สลับซับซ้อน

เทคโนโลยีระบบคอมพิวเตอร์ ประกอบด้วย

- เทคโนโลยีส่วนนำเข้า

- เทคโนโลยีส่วนกระบวนการ

- เทคโนโลยีส่วนแสดงผล

- เทคโนโลยีส่วนการเก็บ

- เทคโยโลยีส่วนควบคุม

สำนักงานอัตโนมัติ Office Automation : OA

ความหมายของสำนักงานอัตโนมัติ

สำนัก งานอัตโนมัติ หรือ OA เป็นกระบวนการนำเทคโนโลยีสารสนเทศ (Information Technology : IT) มาประยุกต์ใช้ในสำนักงาน โดยการรวบรวมนำเครื่องมืออุปกรณ์อัตโนมัติและเทคโนโลยีด้านคอมพิวเตอร์ ตลอดจนการติดต่อสื่อสารด้านอิเล็กทรอนิกส์ มาประกอบกันทำให้เกิดงานในสำนักงานกลายเป็นงานอัตโนมัติ โดยมีวัตถุประสงค์สำคัญคือ เพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน ลดเวลา และประหยัดค่าใช้จ่าย

ระบบสารสนเทศของ OA แบ่งเป็น 4 ประเภท

1. ระบบการจัดการด้านเอกสาร เป็นระบบที่ดูแล สร้าง กระจาย และเก็บรักษาเอกสารประกอบด้วยส่วนต่างๆ ดังนี้

- การประมวลผลคำ - การผลิตเอกสารหลายชุดหรือการทำสำเนา

- การประมวลภาพ - การเก็บรักษา

-การจัดพิมพ์แบบตั้งโต๊ะ

2.ระบบการจัดการด้านข่าวสาร เป็นระบบที่ดูแลการใช้งานด้านข่าวสาร การกระจายส่งผ่านดังนี้

- โทรสาร(Facsimile)

- ไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์ (Electronic Mail)

- ไปรษณีย์เสียง (Voice mail)

3.ระบบการประชุมทางไกล

- การประชุมด้วยภาพและเสียง (Video Conferencing)

- การประชุมด้วยเสียง(Audio Conferencing)

- การประชุมด้วยคอมพิวเตอร์ (Computer Conferencing)

- การประชุมด้วยคอมพิวเตอร์ (Computer Conferencing)

- โทรทัศน์ภายใน (In-House Television)

- ระบบสื่อสารทางไกล (Telecommuting)

4. ระบบสนับสนุนสำนักงาน
- คอมพิวเตอร์ช่วยออกแบบ (Computer Aided Design: CAD)
- การนำเสนอ (Presentation)
- กระดานข่าวสาร (Bulletin Board)
- โปรแกรมเครือข่ายกลุ่ม (Groupware)
- ระบบการจัดระเบียบงาน (Desktop Organizer)

การบริหาร OA

ผู้บริหารสำนักงานต้องพิจารณา การบริหารสำนักงานอัตโนมัติ หรือ OA ให้มีประสิทธิภาพ ตั้งแต่การวางแผน จัดองค์การ ดูแลรักษาความปลอดภัยและการประเมินผลของ OA

การวางแผนและจัดองค์การระบบ OA

เข้าใจความสามารถของคอมพิวเตอร์และเทคโนโลยี โดยต้องเริ่มจากการศึกษาความเหมาะสม หรือ FS ซึ่งต้องวิเคราะห์ในประเด็นต่างๆ เช่น

- ข้อมูลที่บริษัทต้องการ

- ข้อเสนอของผู้ผลิตคอมพิวเตอร์ที่ตอบสนองความต้องการของบริษัท

- ทัศนคติและความคิดของพนักงานในการปรับปรุงระบบบริหารสำนักงาน

การดูแลรักษาความปลอดภัย OA

- ป้องกันสื่อแม่เหล็ก จากการวางหรือเก็บไม่เหมาะสม

- จัดทำการสำรองข้อมูล โดยมีแผ่นต้นฉบับ และแผ่นสำเนา

- จัดตั้งวิธีการรักษาความปลอดภัยเพื่อป้องกันการเข้าระบบ โดยไม่ได้รับอนุญาติ

- ให้การดูแลและตรวจวัดระบบรักษาความปลอดภัย

- ติดตั้งโปรแกรมป้องกันไวรัส

- ปัญหาอาชญากรรมทางคอมพิวเตอร์ ผู้บริหารสำนักงานควรป้องกันข้อมูลโดยการสำรองเก็บตลอดจนเพิ่มระบบรักษาความปลอดภัยอย่างเข้มงวด